Was bedeuten Workflow und BPM?

Workflow – Arbeitsablauf
BPM (Business Process Management) – Geschäftsprozessverwaltung

Dem Aufgabenbereich des Personals liegt eine bestimmte Vorgehensweise zugrunde.
Die wichtigsten Geschäftsprozessen sind durch feste Prozeduren bestimmt.
Die internen Geschäftsvorgänge sind innerhalb einer Informationsflusskette miteinander verbunden, welche für deren Ausführung maßgeblich ist. Zuerst kommt die Information, dass eine Aufgabe auszuführen ist und anschließend werden die Daten geliefert, die zu derer Ausfühurng erforderlich sind.

Wie funktioniert in meisten Fällen der Informationsfluss innerhalb des Unternehmens?

In den meisten Firmen werden die Infotmationen per E-Mail, mündlich oder telefonisch übermittelt. Doch bei der fortschreitenden Automatisierung versagen die konventionellen Kommunikationsmethoden, die ineffizient werden. Die auf diese Weise zugeordneten Aufgaben können nicht nachverfolgt, kontrolliert oder zusammengerechnet werden. Auch die Überwachung aller Erfüllungs- und Liefertermine ist bei hoher Aufgabenmenge und Anzahl an Mitarbeitern nicht möglich. Das führt dazu, dass die zumutbare Auslastung des Personals auf den Schätzungen beruht und nicht auf den belastbaren Zahlen.

Wie kann das verbessert werden?

Das erwähnte Problem kann dadurch beseitigt werden, dass jeder Geschäftsprozess anhand von digitalen Formularen umgesetzt wird, die nach einem bestimmten Verfahrensmuster aufgebaut sind. Somit hat jeder Anwender den Überblick über sämtliche Aufgaben, die noch in Bearbeitung sind sowie erforderlichen Daten im System. So geartete Abfolge der Informationsübermittlung wird als Workflow bezeichnet. Die Plattformsysteme, wo die Informationsflüsse frei abgewickelt werden können, gehören zum System Workflow Management oder BPM-Plattformen.

In der Regel werden durch BPM-Plattformen folgende Prozesse als Erstes implementiert: Freigabe von Rechnungen, Schriftverkehr, Abrechnungs- und Inkassoprozesse.
Es gilt bei der Wahl von Workflow- bzw. BPM-System zu beachten, dass in Hiblick auf die kontinuierliche Geschäftsentwicklung auch die möglichst angepassten Geschäftsprozesse im Laufe der Zeit inaktuell werden. Daher soll dabei insbesondere die Frage berücksichtigt werden, inwieweit sich die betroffenen Geschäftsprozesse weiter entwickeln und bearbeiten lassen.

Warum ist die einfache Prozessentwicklung und -bearbeitung bei Workflowsystemen so relevant?

Die Antwort auf diese Frage sind die Kosten. Allerdings sind die Workflowsysteme merklich teurer in der Anschaffung als fertige In-Box-Lösungen. Als Beispiel kann ein In-Box-System für Freigabe von Rechnungen herangezogen werden. Ein solches Softwaresystem ist zwar günstiger, aber verfügt nicht über die gleichen Integrations- und Erweiterungsmöglichkeiten in Bezug auf weitere bzw. vorhandene Funktionen und Prozesse. Darüber hinaus wird es nach einer kurzen Kostenanalyse klar, wo tatsächlich der Implementierungsaufwand eines

IT-Systems steckt und nämlich nicht im Preis.

Erfahren Sie, wie die Probleme Ihres Unternehmens durch Workflowsystem ausgeräumt werden können.

Workflowsystem: Voraussetzungen

Beim genaueren Hinsehen sind wachsende Unternehmen, die ineffiziente BPM- bzw.

ECM-Systeme haben, mit den wiederkehrenden Problemen und Fehlern bei ihren Geschäftsprozessen konfrontiert. Der Grund dafür liegt in einer unzulänglichen Informationsverarbeitung, die durch das Übermaß von Ereignissen und Aufgaben verursacht wird. Im Endeffekt schlägt sich die fehlende Automatisierung auf Finanzergebnisse nieder.

Es gibt drei Signale, an denen erkennbar wird, dass die Änderungen notwendig sind:

Die Beschäftigung in den administrativen Bereichen muss erhöht werden
Wiederkehrende Fehler in den wichtigsten Geschäftsprozessen
Berichte sind nur für die Personen verständlich, die sie anfordern.

Der Änderungsbedarf ergibt sich aus einem oder mehreren genannten Problemen. Werden die Missstände erkannt, erscheint es als unentbehrlich, nach einer Lösung zu suchen, um sie so schnell wie möglich aus der Welt zu schaffen. Man greift nach Wissen und Erfahrung von Personen, die bereits mehrmals mit dem betroffenen Thema zu tun hatten, das für uns neu ist. So findet man fertige Lösungen, die für ein jeweiliges Problem entwickelt wurden. Wenn man alle Pro- und Kontra-Argumente in Erwägung zieht, erweist sich diese Methode wirklich als die sinnvollste Lösung. Das gilt allerdings für eine kurzfristige Analyse. Ist aber eine kurzfristige Analyse überhaupt angemessen?

Eine fertige Lösung anstatt eines Workflowsystems zu beschaffen, ist nur dann sinvoll, wenn der betroffene Geschäftsprozess keine Anbindung hat und somit sonstige Geschäftsprozesse nicht beeinflusst. Doch fällt es nur schwer, sich einen solchen Geschäftsprozess vorstellen zu können. Wenn man aber bedenkt, dass der jeweilige Geschäftsprozess eigentlich der Auslöser dafür war, dass nach den neuen Systemlösungen gesucht wird, kommt man zum Schluss, dass er fürs Unternehmen doch sehr wichtig sein muss. Um ein umfassendes IT-Datenbearbeitungssystem zu entwickeln, braucht man die Informationen aus den anderen Prozessen, die innerhalb der Prozesskette reibungslos übertragbar sein müssen.

Wenn man sich für eine In-Box-Lösung entscheiden will, müssen die Märkte und die dort angebotenen IT-Systeme analysiert werden. Die Durchführung dieser Analyse wird immer wieder notwendig sein, wenn ein weiterer Geschäftsprozess digitalisiert werden soll.

Warum ist ein Workflowsystem besser als IT-Systeme mit begrenzten Möglichkeiten?

Das ist bei weitem nicht alles. Echte Kosten tauchen erst dann auf, wenn man sich im Klaren darüber wird, dass unsere IT-Systeme in Bezug auf die jeweiligen Geschäftsprozesse einwandfrei funktionieren. Es gibt aber keinen Austausch zwischen ihnen und das Personal muss die Daten von einem in das andere System weiterhin manuell übertragen. Dabei werden die Kapazitäten anderer Mitarbeiter beansprucht, indem beispielsweise die Daten aus einem System in die E-Mails überschrieben werden und dann wieder in andere Systeme zu übertragen sind.
So kommt man wieder zum Problem, das eigentlich zu beheben war. Jedes dieser IT-Systeme stellt eine Investition fürs Unternehmen dar und an dieser Stelle wäre es unvernünftig, sie durch ein einheitliches Workflowsystem zu ersetzen. Dementsprechend erscheint die Integration von IT-Systemen als unerlässlich. Das führt aber wiederum zu Kosten, wobei es deutlich wird, mit welchem Aufwand eine Vielzahl von verschiedenen IT-Systemen tatsächlich verbunden ist.

Es wird anhand dessen deutlich, wie wichtig eine tiefgreifende Analyse ist, sobald sich die ersten Anzeichen eines Digitalisierungsbedarfs bemerkbar machen. In dem früheren Stadium stellt die Beschaffung von Workflowsystem eine möglichst günstige Lösung dar, weil:

• Jeder vorhandene oder zukünftige Prozess kann abgebildet werden.
• Keine Integration notwendig, die Prozessdaten können aus jedem Geschäftsbereich bezogen werden.
• Vollständige Berichterstattung möglich, ohne die extrahierten Daten aus verschiedenen Systemen miteinander zusammenzuführen.

Workflow: welches IT-System wählen?

Es gibt drei Ansatzpunkte, die es zu beachten gilt, wenn man herausfinden will, ob ein IT-Systeme unser Interesse wecken soll.

1. Preis-Funktion-Verhältnis

Diese Frage mag zwar ganz offensichtlich vorkommen, aber in diesem Fall sollen die zu berücksichtigenden Funktionen auf die zukünftige Geschäftsentwicklung unter Einbeziehung eigener Ressourcen ausgerichtet sein. Diese Herangehensweise mag auf den ersten Blick nicht als die günstigste Option angesehen werden. Es ist aber tatsächlich so. Dazu kommt, dass je mehr Tätigkeiten hinsichtlich der Prozessentwicklung ohne ausgeführt werden können, ohne Programmieren einbinden zu müssen, desto niedriger die Instandhaltungskosten. Dies ist sowohl in Hinblick auf verfügbare Ressourcen, als auch die Aufwendungen seitens des Anbieters und den damit zusammenhängenden Preis relevant.

2. Software Geschäftsmodell

Einer der wichtigsten Punkte, der mit dem vorher genannten Thema unmittelbar verbunden ist. Hier handelt sich es darum, ob das ganze Wissen, welches der Entwicklung des jeweiligen Produkts zugrunde liegt, ausschließlich zum Hersteller gehört? Wird die Lösung nur durch diesen Anbieter angeboten? Kann das IT-System durch den Vertreiber implementiert werden, wobei dessen Umgestaltung und Erweiterung unabhängig von den Möglichkeiten und Willen des Herstellers realisierbar sind? Das Workflowsystem macht die Leistungsfähigkeit bestehender Prozesse übersichtlich, wodurch das System selbst ein Auslöser für Änderungen ist. Daher ist seine kontinuierliche Weiterentwicklung vorprogrammiert. Was die Implementierung angeht, bieten die Dienstleister die Möglichkeit, die damit verbundenen Tagessätze selbst zu regeln.

3. Entwicklungsstand

Der Entwicklungsstand des jeweiligen IT-Systems wird aufgrund der Anzahl von Implementierungen und der Betriebszeit in sämtlichen Unternehmen definiert, in denen dieses verwendet wird. Die Firmengröße ist hier zweitrangig, denn auf die Entwicklungsstufe kommt es an. Die Leistungsfähigkeit wird immer häufiger der Hardware zugeschrieben. Andernseits führen die Komplexität der Implementierung und die damit verbundenen Anforderungen des Kunden dazu, dass der Anbieter immer flexibler sein muss, um das IT-System und seine Funktionen anzupassen. Je häufiger der Anbieter mit den umfassenden Implementierungsaufgaben konfrontiert wird, desto mehr Probleme und Herausforderungen er zu meistern hat. Das trägt ferner dazu bei, dass seine Geschäftserfahrung wächst. Hiernach werden seine Tools und dadurch der Entwicklungsstand seiner Software entsprechend immer raffinierter.

Wie soll die weitere Analyse vor dem Kauf beeinhalten?

Wenn das jeweilige Workflowsystem unter einem der oben genannten Gesichtspunkten nicht überzeugt, ist eine weitere Analyse zu unterlassen. Sie finden nämlich viele anderen Lösungen auf dem Markt, die diese grundlegenden Voraussetzungen erfüllen.
Außerdem gibt’s viele anderen Merkmale, die auch zu berücksichtigen sind und die jeweiligen Workflowsysteme voneinander unterscheiden. Alledings kann der Wunsch nach einem Mittelweg in Hinsicht auf die drei aufgeführten Aspekte langfristig teuer stehen.
Wir beraten Sie sehr gerne bei Ihrer Kaufentscheidung.

Kontaktieren Sie uns unter: biuro@e-msi.pl

Wir helfen Ihnen, die passende Lösung für Ihr Geschäft zu finden.

Geschäftsprozess: Entwicklungsstufen

Jeder Geschäftsprozess lässt sich auf einzelne Entwicklungsstufen aufteilen. Wie auch immer es scheinen mag, sieht die Realität leider nich so aus, dass der einmal entwickelte und implementierte Geschäftsprozess das jeweilige Problem für immer löst. Mit dem Wachstum des Unternehmens müssen auch seine Geschäftsprozesse erweitert und vor allem überwacht werden. Mit dem Workflowsystem ist dies äußerst einfach.

Es lassen sich folgende Entwicklungsstufen des Geschäftsprozesses unterscheiden:

1. Entwerfen und Modellieren

Im ersten Schritt wir der Geschäftsprozess mit Blick auf die zu erfüllende Aufgabe entworfen. Der Entwurf umfasst den Prozessablauf, geltende Verfahrensweise und die für den Vorgang und die Dauer des angestrebten Geschäftsprozesses relevanten Faktoren. Obwohl die Prozesse in verschiedenen Unternehmen oft ähnlich aussehen und ein vordefiniertes Modell denkbar wäre, gilt es trotzdem darauf hinzuweisen, dass sich die Prozesse in Hinsicht auf den Informationsaustausch zwischen den jeweiligen Mitarbeitern und Datensystemen unterschiedlich gestalten. Dabei spielen auch gesetzliche Regelungen und veränderte Markt- bzw. Konkurrenzverhältnisse eine wesentliche Rolle. Wurde der Entwurf fertig gestellt, erfolgt das Modellieren. Hier wird der Geschäftsprozess formal beschrieben.

2. Ausführung

Die nächste Entwicklungsstufe bildet die Ausführung. Der gegenwärtige Stand der Technik ermöglicht es, die meisten Prozesse mindestens teilweise zu automatisieren, um deren Abfolge zu optimieren, den Ablauf zeitlich kürzer zu machen und die Fehlerquote zu reduzieren. Wenn möglich, soll der gesamte Prozess automatisiert werden, um seine Leistung maximal zu steigern. Eben auf dieser Entwicklungsstufe soll die Ausgestaltung der einzuführenden Software ausgearbeitet werden. Mit dem Workflowsystem wird dieser Schritt in der Zukunft nicht mehr erforderlich sein. Ein einziges Workflowsystem kann mehrere Geschäftsprozesse aller Abteilungen umfassen.

3. Umsetzung

In der weiteren Entwicklungsstufe wird der Geschäftsprozess umgesetzt.

4. Überwachung

In der vierten Entwicklungsstufe werden die Informationen über die Arbeitsweise des entwickelten IT-Systems gesammelt. Die gesammelten Daten bilden nur einen Prozess ab, in dem beispielsweise die Anzahl der durchgeführten Vorgänge zu einem gegebenen Zeitpunkt oder Probleme aufgezeigt werden. Die Funktionsweise des Prozesses laufend zu verfolgen ist essenziel, weil dadurch die Fehler aufgedeckt und bestimmte Komponente zukünftig verbessert werden können.

5. Optimierung

In der letzten Entwicklungsstufe werden die gesammelten Daten ausgewertet. Anhand dessen können die zu optimierenden Engstellen geortet und die Kostenreduzierung erzielt werden.

Die Ergebnisse können wiederum bei der ersten Entwicklungsstufe eines anderen Geschäftsprozesses verwertet werden, also beim Entwerfen und Modellieren.

Die Beobachtung, Auswertung und Schlussfolgerung in jeder Entwicklungsstufe werden die Leistung und das Wachstum des Unternehmens fördern. Soll der Prozess unbeaufsichtigt belassen werden, wird er schnell inaktuell und das kann Verluste verursachen. Mit dem passenden IT-System lassen sich die Verluste vermeiden und somit alle Entwicklungsstufen leicht überblicken.

Workflowsystem, Digitalisierungsplattform oder Low-Code?

Die Digitalisierung bedeutet die Geschäftsautomatisierung, die mit Hilfe von Workflowsystem erreicht werden kann. Passende IT-Tools sind der erste Schritt bei der Digitalisierung des Unternehmens. Es soll aber erneut darauf hingewiesen werden, dass eine In-Box-Lösung, welche ein jeweiliges Problem für einen günstigen Preis lösen kann, den umzusetzenden Automatisierungsprozess nicht gerade weiter bringt. Das liegt daran, dass ein weiteres spezielles IT-System und dann noch ein nächstes notwendig sein kann, wenn später neue Prozesse erscheinen, die automatisiert werden sollen. Es kann vorkommen, dass neue

IT-Systeme nicht integrierbar sind. Das führt erneut zum Ausgangspunkt, wobei ein noch weiteres IT-System, welches alle Prozesse bzw. Abteilungen integrieren kann, nötig sein wird. Doch hätte man eigentlich schon am Anfang eben diese Lösung in Anspruch nehmen können. Daher ist es so wichtig, ein IT-System zu wählen, welches weiter entwickelt werden und selbst lernen kann. So kann das Potential gewährleistet werden, um sogar sehr untypische Prozesse abzudecken.

Was können die Vorteile der Digitalisierung sein?

Die Digitalisierung durch Workflowsystem ermöglicht die Einsicht in alle Geschäftsprozesse während der Arbeit. Die Freigabe von jeglichen Dokumenten bzw. Aufgaben, die Anweisungsänderungen oder das Erteilen von Absagen können digital lediglich mit ein paar Klicks stattfinden. Dadurch bekommt die Geschäftsführung einen besseren Überblick über die Arbeit und die Leistungsfähigkeit in dem gesamten Unternehmen.
Ein weiterer Vorteil ist es, dass es geprüft werden kann, wer im Team die beste Leistung erbringt und welche Aufgaben am zeitaufwendigsten sind.
Darüber hinaus können Fehler erfasst werden, die zu Verlusten im Haushalt führen, wie z.B. verspätete Ein- und Auszahlungen, Bestätigung von Anträgen usw.
Zudem ermöglicht Workflowsystem eine bessere Übersicht über die erwirtschafteten Umsätze. Auch die Berichterstattung wird verbessert, weil integrierte Daten systemübergreifend verwendet werden.

Die Möglichkeit, das Geschäft wieder auf die Beine zu stellen, bildet einen weiteren und äußerst relevanten Vorteil. Jeder Prozess, der über Workflowsystem entwickelt wurde, wird gespeichert und für die weitere Analyse zugänglich gemacht. Das macht den Verbesserungsprozess einfacher. Dabei sind die Prozesse skalierbar. Somit ist ein bereits vordefinierter Vorgang mehrmals reproduzierbar und kann durchgängig verbessert sowie getestet werden.
Man könnte denken, dass die Mitarbeiter der unteren Ebenen der Digitalisierung eher nicht so begeistert begegnen. Doch die Nutzung des Workflowsystems kann sich auf das Sicherheitsgefühl des Personals positiv auswirken. Das ist der Tatsache zu verdanken, dass die Daten nicht mehr manuell von einem System, einer E-Mail oder einem Papierdokument in das andere System überschrieben werden müssen. Im Endeffekt werden ihre Befürchtungen vor den Fehlerm und Konsequenzen oder kollektiver Verantwortung vermindert.
Auch Mitatbeiter, die nicht in der IT arbeiten, haben die Möglichkeit, die Prozesse zu entwickeln und zu verwalten. Das Workflowsystem ist sehr benutzerfreundlich. Die Prozessentwicklung und -bearbeitung ist ganz einfach und kann durch jede dazu autorisierte Person ausgeführt werden. Dies sorgt für niedrigere Instadhaltungskosten und verkürzt Wartezeiten für Anbieterservice.
Die Digitalisierungsplattform ermöglicht die Einsicht, die Nachverfolgung und die Umsetzung in mehreren Abteilungen zugleich. Dadurch kommen der Austausch und die Entscheidungsfindung schneller zustande. Die oben erwähnte Berichterstattung ist jederzeit realisierbar. Demnach wird die Transparenz gewährleistet.
Die Implementierung von Workflowplatfform wurde so ausgelegt, dass die neuen Mitarbeiter schnell, kostensparend und effektiv eingewiesen werden können. Das ist für Unternehmen mit hohen Rotationsquoten besonders wichtig.

Was ist Jobrouter?

Jobrouter ist eines der führenden Workflowsysteme europaweit. Das Produkt wurde durch JobRouter AG entwickelt. Das Unternehmen stammt aus Deutschland und wurde 1994 gegründet. Der Hauptsitz befindet sich in Mannheim. Weitere Standorte sind Casablanca, Stambul und Warschau. e-MSI ist Geschäftspartner von JobRouter AG und implementiert erfolgreich Workflowsysteme in Polen. Unsere Umsetzungen mit JobRouter sind in unserem Portfolio zu sehen.

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