WIMED – digitalizacja i automatyzacja procesów binzesowych

Firma WIMED to renomowany producent oznakowania drogowego i urządzeń bezpieczeństwa ruchu drogowego (BRD). Specjalizuje się w dostarczaniu wysokiej jakości produktów służących do oznakowania i zabezpieczania dróg oraz innych obszarów publicznych.

Oferta firmy obejmuje m.in.: produkcję znaków drogowych, tablic informacyjnych czy oznakowanie poziome (linie, symbole, strzałki) oraz inne elementy niezbędne do prawidłowego oznakowania dróg. Dodatkowo WIMED specjalizuje się w produkcji i dostarczaniu urządzeń BRD. Czyli zaawansowanych technologicznie produktów, takich jak: sygnalizatory świetlne, monitoring ruchu, kamery monitoringu, systemy sterowania ruchem, fotoradary, automaty do biletów czy słupy sygnalizacyjne. WIMED jest znany z innowacyjności i dbałości o jakość swoich produktów. Firma stale rozwija swoje technologie, aby sprostać wymaganiom rynku oraz zapewnić klientom najwyższą jakość i niezawodność swoich rozwiązań.

Współpracuje również z klientami w celu dostosowania produktów do indywidualnych potrzeb i lokalnych warunków.

Jako jeden z wiodących producentów oznakowania drogowego oraz systemów BRD w Polsce. WIMED każdego tygodnia przetwarza kilkaset zamówień na oferowane produkty, a każde zamówienie obejmuje od kilku do nawet kilkudziesięciu pozycji.

Wyzwania, przed którymi stanął WIMED

W obliczu wyzwań związanych z pracochłonnym procesem wprowadzania zamówień do systemu ERP, pracownicy WIMED musieli dokładnie znać i stosować parametry określone w opisie zamówienia, ustalenia z kontrahentem oraz domyślne wartości różnych parametrów. Proces ten wymagał od nich podawania informacji takich jak kategoria, podkategoria, wymiary, rodzaj folii, podkład, czy profil znaków zamawianych. Kluczowe było tutaj zarówno głębokie zrozumienie wymagań klienta, jak i znajomość specyfik produktów oferowanych przez firmę. Czas odgrywał przy tym istotną rolę, ponieważ wiele zamówień wymagało szybkiej realizacji. W związku z tym, główne potrzeby biznesowe skupiały się na usprawnieniu procesu zamówień, przyspieszeniu czasu ich realizacji oraz eliminacji obrotu dokumentami papierowymi.

W odpowiedzi na te wyzwania, firma zdecydowała się na implementację procesu rejestracji zamówień przez system JobRouter, opracowanego przez e-MSI. Proces ten rozpoczyna się od automatycznego pobierania wiadomości e-mailowych, co jest pierwszym etapem usprawnienia. Kolejnym krokiem jest analiza i interpretacja dołączonych dokumentów PDF za pomocą narzędzia IDR (Intelligent Document Recognition), które automatycznie identyfikuje kluczowe informacje takie jak dane kontrahenta, numer zamówienia, datę realizacji, pozycje zamówienia oraz dodatkowe uwagi dotyczące dostawy.

Etap drugi polega na wysłaniu dokumentów do odpowiedniego działu w celu potwierdzenia. W tym momencie, dane dotyczące znaków, które udało się skutecznie dopasować do asortymentu firmy, są zapisywane automatycznie bez udziału użytkownika. Dla pozostałych, mniej jasnych przypadków, opracowano mechanizm pozwalający na ręczny wybór przez użytkownika, z możliwością automatycznego rozpoznawania przy kolejnych zamówieniach na podstawie wcześniej wprowadzonych opisów. IDR umożliwia klientom samodzielne „nauczanie“ systemu w zakresie rozpoznawania zamówień od nowych klientów, co stanowi znaczące usprawnienie.

Trzeci etap obejmuje weryfikację formalno-rachunkową oraz księgowanie delegacji. Po potwierdzeniu przez użytkownika, zamówienie jest przekazywane do systemu ERP. Całość procesu nie tylko znacząco skraca czas potrzebny na realizację zamówienia, ale także minimalizuje ryzyko błędów i eliminuje potrzebę obiegu dokumentów papierowych, co wpisuje się w strategię ekologiczną i efektywnościową firmy.