Proces obsługi korespondencji

Digitalizacja procesów korespondencji przynosi wiele korzyści, pozwala nie tylko wyeliminować obieg papieru, ale także zminimalizować koszty obsługi. Po wdrożeniu procesów korespondencji wychodzącej oraz przychodzącej nasi klienci  zwracają uwagę na:

• Automatyczne generowanie księgi nadawczej i zestawień.
• Obsługa kodów kreskowych, umożliwiająca znakowanie i wyszukiwanie dokumentów.
• Możliwość szybkiego odnalezienia korespondencji oraz weryfikacji etapu na jakim aktualnie się znajduję.
• Integracja z usługą e-Doręczenia i/lub eNadawca Poczty Polskiej.
• Możliwość elektronicznego podpisu. 
• Rozpoznawanie znaków za pomocą OCR , ułatwiające proces rejestracji. 
• System pilnuje przewidzianych terminów na wykonanie zadania (np. wysłania korespondencji), przypomina i eskaluje według ustalonych zasad. 
• Ograniczenie błędów ludzkich przy przetwarzaniu korespondencji. 
• Ograniczenie strat w przedsiębiorstwie.

Każda organizacja ma swoją specyfikę, strukturę organizacyjną i procesy, dlatego procesy na platformie JobRouter zawsze wdrażamy w sposób najbardziej optymalny dla organizacji, poniższe przykłady obrazują jedynie możliwe funkcjonalności platformy, nie narzucając sposobu działania.

Przykład procesu obsługi korespondencji 

Korespondencja stanowi integralną część działalności każdej firmy. Dzięki JobRouter uporządkowanie korespondencji wychodzącej oraz przychodzącej staję się łatwiejsze, za pomocą elektronicznych rejestrów, które odwzorowują księgę wejścia i wyjścia. 

Proces może zostać zainicjowany za pomocą :

• Skanowania dokumentu – integracja z urządzeniem skanującym, za pomocą którego pismo jest wprowadzane do systemu JobRouter. 
• Obsługa skrzynek e-mail typu bok@ lub biuro@
• e-Doręczenia – integracji z usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia odbieranie korespondencji za pomocą systemu JobRouter, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Rejestracja korespondencji przychodzącej polega na klasyfikacji dokumentu (w JobRouter został zastosowany moduł klasyfikatora IDR, który wykorzystuje sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe do ciągłej nauki i doskonalenia rozpoznawania dokumentu i metadanych), oraz automatycznemu uzupełnieniu formularza, dając oszczędność czasu na jego rejestrację. Pracownik dokonuje dekretacji, przekazując dokument do odpowiedniego Departamentu, Działu lub osoby. Za pomocą JobRoutera przeprowadzana jest selekcja na korespondencję jawną czy tajną – tak by pismo nie dostało się w niepowołane ręce.  

Ewidencja korespondencji wychodzącej ma na celu odpowiednie skatalogowanie, całej korespondencji, która opuszcza firmę. Każda z przesyłek jest rejestrowana w systemie, wraz z uwzględnieniem informacji o sposobie wysyłki. 

Dzięki integracji z oprogramowaniem firm trzecich np. Poczty Polskiej, dla przesyłek poleconych automatycznie przypisany zostanie numer R, natomiast dla przesyłek z opcją EPO/ZPO pobierane są dane z systemu pocztowego. Dodatkowo za pomocą e-Doręczenia, JobRouter zapewnia wygodę i oszczędność czasu jednocześnie dbając o środowisko. Ważne pisma przekazywane do administracji publicznej, nie wymagają już wydruku, zachowując poufność przesyłek oraz możliwość identyfikacji nadawcy i odbiorcy. Pisma są znakowanie czasem wraz z potwierdzeniem nadania  i odbioru.