Proces anonimizacji

Od wejścia unijnego rozporządzenia dotyczącego ochrony danych osobowych – RODO – anonimizacja danych stała się powszechnie znanym procesem. Jej automatyzacja dla wielu firm jest kluczowa, z powodu ilości przetwarzanych danych osobowych. Anonimizacja gwarantuje szybkie, sprawne ukrywanie danych wrażliwych. Po wdrożeniu systemu anonimizacji nasi klienci doceniają następujące nowe możliwości:

1. Współpracę ze skanerami poprzez automatyczne pobieranie skanów ze skrzynki e-mail oraz folderów sieciowych.
2. Rozdzielanie paczek skanowanych dokumentów po kodach kreskowych (masowa obsługa plików).
3. Zautomatyzowane wyszukiwanie i rozpoznawanie danych osobowych w dokumencie.
4. Sugerowanie miejsc zaczernienia dokumentu – poprzez analizę treści dokumentu – wbudowany system rozpoznawania danych wrażliwych oparty o silnik OCR.
5. System korzysta ze słowników anonimizacji – system TERYT, baza polskich imion i nazwisk.
6. Możliwość podłączenia wewnętrznych baz danych do listy słów do anonimizacji, np. baza mieszkańców, system GIS.
7. Algorytmy uczenia – system uczy się słów wskazanych przez użytkownika do anonimizacji. Istnieje możliwość wskazywania różnych słów dla różnych typów dokumentów. Np. jeśli system nie wskazał słowa ‚John’ jako imienia do zanonimizowania, po wskazaniu tego słowa przez użytkownika w kolejnych dokumentach, imię będzie już zanonimizowane.
8. Możliwość zdefiniowania wielostopniowej weryfikacji anonimizacji dokumentu przed utworzeniem wersji finalnej. Ścieżka weryfikacji może być zależna od danych w systemie, np. od typu dokumentu.
9. Intuicyjny interfejs weryfikatora – zaznaczanie słów do anonimizacji poprzez rysowanie czarnych kwadratów na dokumencie.
10. Brak ograniczeń na liczbę dokumentów.

Każda organizacja ma swoją specyfikę i strukturę organizacyjną, dlatego procesy na platformie JobRouter zawsze wdrażamy w sposób najbardziej optymalny dla organizacji, poniższe przykłady obrazują jedynie możliwe funkcjonalności.

Przykład procesu anonimizacji

Obecnie większość dokumentów anonimizowanych jest w sposób manualny. Dokumenty skanuje się, a następnie ręcznie wymazuje się dane osobowe w programach graficznych. Szczególnie w instytucjach publicznych jest to proces, który generuje olbrzymi koszt w postaci czasu pracowników. Celem wdrożenia systemu jest wyeliminowanie procesu ręcznego wymazywania danych z dokumentów, a co za tym idzie – zredukowanie kosztów anonimizacji.

System anonimizacji e-MSI to jedyne dostępne na polskim rynku rozwiązanie pozwalające na anonimizację obrazu dokumentów (skanów, zdjęć). Dzięki użyciu inteligentnych algorytmów wyszukiwania i rozpoznawania typu danych, system automatycznie rozpoznaje i ukrywa dane wrażliwe.

JobRouter częściowo zanonimizował dane, które zostały wskazane na wcześniejszym etapie procesu. Użytkownik weryfikuje sugerowane przestrzenie i zaznacza dodatkowe treści do ukrycia (jeśli takie na dokumencie istnieją).

Ostateczny zanonimizowany dokument po zaczernieniu jest eksportowany do postaci nieodwracalnej. W zależności od potrzeb jego kopia umieszczona jest we wskazanym folderze, publikowana w BIP lub w innym systemie docelowym.